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Les systèmes ERP 2 : Comment choisir le bon logiciel?

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Comment faire pour choisir le bon logiciel ERP ? Voici donc les cinq étapes de la méthodologie mise au point par Michel Beaudry qui vous aideront à faire le bon choix pour votre Stratégie. La majorité des entreprises qui ont appliqué cette technique ont choisit le bon logiciel et limplantation fût un grand succès.

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Compte-Rendu

ANALYSE

Première des choses, il est inutile de discuter avec un concepteur de logiciels si vous ne connaissez pas les différents processus qui se trouvent au sein de votre entreprise. Avant même de contacter une firme de programmation, il est important de bien analyser les activités de votre entreprise. Il est essentiel de connaître tous les processus primaires de l’entreprise « processus de production ». Afin de bien les identifier, il faut schématiser et cartographier le processus de production. Il est important aussi de cartographier tous les processus qui viennent en appuie à la production. Ex.: le processus d’achat, le processus de vente, le processus de réception de marchandise et de livraison. Bref, tous les processus essentiels de l’entreprise. Pourquoi cartographier ? Tous les logiciels ERP fonctionnent à partir de processus, mais chacun d’eux est unique. La question que l’on peut alors se poser est la suivante : Est-ce que le processus de votre entreprise s’adapte à celui du logiciel ? Trop souvent, l’entreprise qui implante un logiciel ERP ne connait pas ses processus. On tente alors d’adapter l’entreprise aux processus du logiciel et souvent les employés doivent changer leurs méthodes de travail, ce qui cause beaucoup de réticences aux changements et rendent les implantations beaucoup plus compliquées.

BUDGET

Un budget doit comprendre bien évidemment un certain pourcentage pour l’achat de logiciels, mais aussi un budget d’implantation et de formation. Habituellement, pour un dollar dépensé pour un logiciel, vous devez dépenser, en contrepartie, un dollar en formation de votre personnel et en implantation. Vous devez aussi prévoir un dollar en perte de salaire pour les employés qui auront à apprendre à se servir du logiciel.

EXPLORATOIRE

Nous allons maintenant explorer le marché à la recherche des différents logiciels disponibles. Si tous les processus de l’entreprise sont cartographiés, lorsque vous demanderez à un concepteur de logiciel de venir vous proposer un ERP, vous aurez à lui présenter les processus de votre entreprise afin de déterminer si le logiciel est adéquat et correspond à vos processus. Si le concepteur prétend que son logiciel correspond à vos processus, n’oubliez pas de joindre ces processus au contrat afin de vous assurer que le concepteur de logiciel respecte ses engagements. Si ce n’est pas le cas, il faut déterminer avec le concepteur combien cela coûtera pour adapter le logiciel à vos processus.

SÉLECTION

Il est maintenant temps de sélectionner un logiciel parmi ceux qui auront retenu votre attention. Vous devrez soumettre certains renseignements aux concepteurs sélectionnés afin de vérifier lequel de ces logiciels travaillent le mieux. Après avoir entré vos données dans les différents logiciels, effectuez une simulation du début à la fin des différentes étapes de l’achat, de la production et des ventes.

IMPLANTATION

N’oubliez pas d’impliquer les employés qui auront à se servir du logiciel au processus d’implantation dès le départ afin qu’ils participent et qu’ils fassent partie intégrante du logiciel.

Appliquez tous ces conseils et vous obtiendrez une implantation beaucoup plus efficace.