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Les budgets doivent-ils être reliés à un plan global de l'entreprise, ou doivent-ils être spécifiques à une année seulement?
Un budget est un outil de gestion extrêmement puissant, mais malheureusement mal utilisé au Québec. La plupart du temps, le budget n'est destiné qu'à la banque ou aux actionnaires. Le budget n'est pas suffisamment utilisé de façon journalière comme indicateur de performance. Pourtant, le budget est un indicateur de performance.
Comment préparer un budget et dans quelle période de temps? La préparation du budget comporte trois grandes étapes.
Le plan stratégique de l'entreprise (business plan)
Il englobe la mission, la vision et la culture de l'entreprise pour une période de 3 à 5 ans.
a) La mission:
- Qu'allons-nous entreprendre au cours des 3 ou 5 prochaines années?
- Quel type d'entreprise sommes-nous?
- Nous sommes les fournisseurs de quels types de produits?
- Quels sont les produits phares de l'entreprise?
b) La vision:
- Que doit devenir l'entreprise dans 3 ou 5 ans?
- Quel devra être son chiffre d'affaires? Sa taille?
- Quel sera son territoire? Ses infrastructures?
- Que deviendra-t-elle dans 3 ou 5 ans?
c) La culture:
- Comment allons-nous développer une culture de responsabilisation parmi nos employés?
- Quelle culture de gestion devra-t-on mettre en place pour atteindre la mission et la vision de l'entreprise?
Le budget est constitué de plans d'action
a) Les plans d'action sont généralement établis sur un court terme:
- Sur un an.
- De plus en plus fréquemment sur un trimestre.
b) Des actions spécifiques seront posées.
c) Des responsables seront redevables des actions posées pour l'atteinte du budget à court terme:
- Les budgets de vente.
- Les budgets destinés à réduire les coûts de l'entreprise versus certains produits.
- Les budgets d'acquisition de nouveaux équipements et infrastructures.
La revue trimestrielle
La revue trimestrielle permet de vérifier si les objectifs de vision et de mission ont été atteints grâce aux différents plans d'action établis. Si les objectifs n'ont pas été atteints, il faut alors mettre en place de nouveaux plans d'action destinés à corriger le tir.
Le budget est donc constitué de plans d'action et non seulement de montant d'argent:
- Quantification du nombre d'heures de la main-d'oeuvre directe.
- Quantification des heures des employés administratifs et de gestion.
- Quantification des heures de machinerie et d'équipement.
- Bref, tout ce qui est quantifiable peut être budgété.
Le budget et le plan stratégique
Le budget est un outil puissant si on suit pas à pas le plan stratégique de 3 à 5 ans, si on vérifie à une fréquence trimestrielle le budget annuel, si on associe des responsables et des plans d'action précis aux différents secteurs de l'entreprise.
Toutefois, il est nécessaire de mettre également en place des budgets d'investissement, de trésorerie et de financement dans l'éventualité d'instauration de stratégies d'expansion