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Voilà une question importante pour les entreprises manufacturières (ou de distribution et de services).
Comment établir le taux d'absentéisme et quels indicateurs peut-on mettre en place pour pouvoir:
- Créer un historique du taux d'absentéisme de l'entreprise.
- Prévenir l'absentéisme.
Les types d'absentéisme et leur gestion
Dans son sens le plus large, « absentéisme » englobe un ensemble de situations tout aussi complexes les unes que les autres… Il est important de mentionner qu’il existe différents types d’absentéisme, et que chacun d’entre eux doit être géré différemment.
Certains facteurs d’absence sont considérés comme normaux, conventionnés ou réglementés, pour ces facteurs l’employeur ne dispose pas de possibilités d’intervention réelles : vacances, jours fériés, absences de deuil ou pour raisons familiales, congés parentaux prévus à la loi, etc. À la lettre, dans els pratiques de gestion des ressources humaines, les absences dans ces catégories, parce qu’elles ne sont pas gérables, ne sont pas comptées dans le taux d’absentéisme. Les absences pour accidents de travail et lésions professionnelles entrent dans cette catégorie : légalement, c’est l’employeur qui en est responsable et donc il ne peut pas intervenir auprès d’un employé ou lui reprocher des absences pour ces raisons… tout comme on ne reprocherait pas à un employé d’être en vacances. Ceci n’empêche pas un employeur de mettre des mesures en place pour éliminer les causes de maladie et d’accidents et de réduire les absences dues à ces facteurs.
À la lettre, les calculs d’absentéisme portent sur les facteurs qui sont sous le contrôle de l’employé ou qui sont sa responsabilité : absentéisme du à l’attitude, au comportement, santé personnelle/maladie, etc. Le taux d'absentéisme, au Québec, se chiffre entre 8 et 12% et au Canada, entre 7 et 9%.
Maximiser le taux de présence du personnel
Si on regarde la situation de façon globale, sans s’attarder aux notions de responsabilités, il demeure pertinent de s’interroger et de tenter de maximiser le taux de présence du personnel. Une première étape consiste toujours à établir un portrait le plus exact possible de la réalité.
Il faut identifier les différents types d’absences, par causes:
- Accidents.
- Maladies.
- Congés parentaux.
- Décès d'un proche.
- Congés personnels divers.
- Etc.
Les risques associés à l'absentéisme
Il faut ensuite bien identifier l’importance relative et les risques associés à chacun de ces différents types d’absences en les décrivant statistiquement à l’aide d’indicateurs de performance. Les indicateurs suivants peuvent d’appliquer pour chaque type d’absence :
- La durée moyenne des absences sur une période donnée.
- Le nombre d'individus présents sur une période donnée.
- Le nombre d'individus absents sur une période donnée.
- Le nombre d'événements sur une période donnée.
Note : le coût associé à ces absences peut être un facteur d’analyse pertinent.
De ces données, on peut tirer un taux d'absentéisme global, mais aussi des informations nous permettant de cibler les secteurs prioritaires en termes d’intervention.
Contrer l'absentéisme
Comment contrer l'absentéisme?
L’établissement d’indicateurs de performance permet de mieux cibler les activités de prévention, par exemple:
1. Informer et motiver:
- Donner de la formation et de l'information.
- Publiciser les indicateurs et des objectifs à atteindre: taux d'absentéisme et taux de présence.
- Mettre en place un climat de travail sain et stimulant, où les gens éprouvent un plaisir certain à venir travailler. Travailler l’élément culturel.
- Dialoguer pour améliorer la situation et trouver de meilleures solution (rien de pire que de demander à un employé de « déclarer une maladie » parce qu’on ne peut pas lui donner un congé).
2. Mettre en place des solutions structurantes:
- Au niveau du travail, par exemple : déterminer les niveaux de fatigue physique et mentale des employés et mettre en œuvre des solutions adaptées.
- Au niveau des bénéfices et avantages : Déterminer s'il faut déplacer les pauses, les scinder, les multiplier, adopter des horaires plus flexibles, etc.
- Au niveau des attentes et des règles : les préciser / les hausser… en matière de comportement sécuritaire, par exemple, pour contribuer à éliminer les causes d’acccidents.
3. Traiter adéquatement les cas problématiques:
- Mettre en place un programme d’aide, même à petite échelle (apporter un soutien aux gens qui en ont besoin)
- Suivre de près les cas d’abus, autant pour les éliminer que pour démontrer à l’ensemble du personnel qu’être présent est important !
- Etc.
Le point principal est : pour bien intervenir en matière d’absentéisme, il faut bien connaître sa réalité… donc, se doter d’incitateurs fiables et qui décrivent bien la réalité.